Toimitilan etsiminen voi tulla ajankohtaiseksi, kun halutaan vaihtaa nykyiset tilat isommiksi tai halutaan vähentää tilaa. Etenkin etätyön yleistyessä suuremman tilan vaihtaminen pienemmäksi tulee entistä useammin ajankohtaiseksi. Lisäksi toimitilan hankinta voi tulla aika nopeasti ajankohtaiseksi uudelle aloittaneelle yritykselle.
Nappaa tästä vinkit toimitilan etsimiseen!
Ennen kuin alat etsimään uutta toimitilaa
Kartoita, millaista työtä teillä tehdään. Tämä vaikuttaa siihen, millaisia tiloja tarvitsette. Jos tarvitsette toimistotilaa, pitääkö toimistotilassanne olla keittiö, tarvitsetteko tilaa hiljaiselle työskentelylle ja kokouksille? Kysykää toiveita myös koko henkilöstöltä, sillä osallistaminen on tärkeää!
Miettikää myös sitä, kuinka paljon yrityksessänne tehdään etätöitä ja paljonko sen osuus suunnilleen tulee olemaan jatkossa. Toimistotilan vuokrassa voi säästää minimoimalla tilojen alikäyttöä. Pohtikaa myös, mitä haluatte toimistotiloillanne viestiä, sillä se vaikuttaa esimerkiksi päätökseen sijainnin suhteen. Tilojen ilmanvaihto on myös tärkeä asia. Riittääkö painovoimainen ilmanvaihto vai tarvitaanko koneellinen ilmanvaihto vaikkapa jäähdytyksellä?
Jos tarvitsette hallitilaa, pohtikaa esimerkiksi tarvittavaa tilan korkeutta, lastausmahdollisuuksia sekä muita vaadittavia tilan ominaisuuksia.
Sijainti, sijainti, sijainti…
Usein etenkin toimistotilojen ollessa kyseessä halutaan, että tilat ovat helposti saavutettavissa – toisin sanoen ydinkeskustassa. Näin kulkuyhteydet ovat yleensä helpot eri puolilta saapuville. Ruuhka-aikaan liikkuminen voi kuitenkin tällöin olla hitaampaa ja mikäli parkkipaikkoja on vain vähän tarjolle, voi se aiheuttaa omat ongelmansa.
Usein yrityksen imagolle ja tunnettuudelle on hyvä asia, että toimistotilat sijaitsevat ydinkeskustassa ja tällöin myös palvelut ovat helposti saatavilla. Varaudu kuitenkin siihen että ydinkeskustan vuokrat ovat yleensä huomattavasti kalliimmat, varsinkin uusissa/remontoiduissa kohteissa. Vanhempien huoneistojen vuokrat ovat taas aika lailla samaa tasoa keskustassa kuin keskustan lähialueilla.
Hallitilan ja tuotantotilojen sijainnin kannalta on yleensä parempi, että ne sijaitsevat hyvien kulkuyhteyksien varrella, esimerkiksi moottoritien lähellä. Yrityksen koko logistiikkaketjun huomioiminen on tärkeää sijaintia valitessa.
Vuokrattavien tilojen koko ja niiden joustavuus
Tarvittavien toimitilojen lopullinen koko kannattaa kartoittaa keskustelemalla myös työntekijöiden toiveista, tarpeista ja työtavoista. Tilojen koon suhteen kannattaa pitää mielessä nykyisen tarpeen lisäksi tulevat tarpeet. Hyvät tilat huomioivat nykyhetken tarpeet, mutta ottavat huomioon myös yrityksen tulevaisuuden tarpeet, kuten laajentamismahdollisuudet.
Selvitä aina, kuinka paljon tiloja voidaan räätälöidä. Usein tilat ovat joustavia ja niitä voidaan muunnella erilaisiin tarpeisiin. Vaikka jokin tila ei suoraan näytä sopivalta, voidaan siitä mahdollisesti kuitenkin muunnella teille sopiva kokonaisuus.
Vuokrasopimuksen kattavuus
Vuokrasopimuksessa määritelty hinta voi kattaa myös muuta kuin neliöt. Kannattaa selvittää, sisältyykö vuokrahintaan muita palveluja, kuten esimerkiksi aulapalvelu, vartiointi tai henkilöstöravintola. Vuokrassa voidaan huomioida myös tilaan tehtävät tarvittavat muutostyöt, kuten maalaamiseen tai seinien rakentamiseen liittyvät kustannukset.
Vuokra-aikaa on myös hyvä miettiä etukäteen. Mitä pitempään olet valmis sitoutumaan vuokrattavaan tilaan, sitä enemmän vuokranantaja on valmis ottamaan osaa esimerkiksi muutostöiden kustannuksiin.
Mistä lähteä etsimään tiloja?
Tilanhakijoille on olemassa useita portaaleja, joihin välittäjät lisäävät välitettävänään olevia toimitiloja. Tällaisia ovat esimerkiksi toimitilat.fi ja toimitilat.kauppalehti.fi. Huomioi kuitenkin, että sama tila voi olla välityksessä monella eri välittäjällä ja siksi samasta kohteesta löytyy useita ilmoituksia.
Toimitilan välittäjä ei ota maksua tilanhakijalta
Tiesitkö, että toimitilan välittäjä ei ota välityspalkkiota siltä, joka etsii toimitilaa? Välittäjä saa palkkionsa tilan omistajalta, kun sopimus tilan vuokraamisesta tai myymisestä syntyy. Kun otat yhteyttä toimitilan välittäjään, saat asiantuntevan palvelun maksutta käyttöösi. Välittäjä kartoittaa sinun toiveesi, järjestää näytöt sopiviin tiloihin ja toimii sinun tukenasi esimerkiksi sopimusneuvotteluissa.
Lue: Antellin leipomokiinteistö sai uutta eloa tilavuokrausten myötä
Välittäjän tarkoitus on etsiä yritykselle heidän tarpeidensa mukaiset toimitilat. Kun otat yhteyttä välittäjään, mieti valmiiksi toiveita toimitilan suhteen. Osaava välittäjä osaa kartoittaa tarpeenne yhdessä kanssanne.
Etsimistäsi helpottaa, kun valitset prosessiin mukaan kumppanin, joka tuntee välitysmaailman. Kun etsit toimitilaa, sinun kannattaa ehdottomasti käyttää asiantuntevan välittäjän apua. Näin saat itse keskittyä omaan liiketoimintaasi.
Tarvitsetko apua toimitila-asioissa? Ota yhteyttä:
Pekka Valkola, pekka.valkola(at)pstoimitilat.fi tai p. 044 311 0555
